“Het interessante van het KelderBOX project was dat het niet alleen om de techniek ging, maar dat we ook alle ruimte kregen om mee te denken over de functionele oplossingen. Er lag geen kant-en-klaar ontwerp dat we moesten implementeren. Dat hebben we in de loop van het project samen met de klant gemaakt. De medewerkers van KelderBOX legden ons uit wat ze aan functionaliteit wilden. Wij als ICT’ers kwamen met de technische oplossingen. Die wisselwerking werkte erg goed”.
Van een oude lappendeken naar een totaaloplossing
Het probleem van KelderBOX was duidelijk. Het bedrijf werkte nog met een lappendeken aan verouderde applicaties die niet goed op elkaar aansloten. Berekeningen werden gemaakt in Exact, offertes in Word en als rapportagetool waren er allerlei Excelsheets in omloop. Gegevens werden steeds handmatig van de ene naar de andere omgeving gezet: een tijdrovende en foutgevoelige klus. Het uitgangspunt was dan ook dat er een centraal systeem moest komen dat de medewerkers van A tot Z zou ondersteunen. Een ideale klus voor CNOC.
Eerst denken, dan meteen aan het werk
Birger: “Om zo’n totaaloplossing te kunnen maken, hebben we eerst zo goed mogelijk in kaart gebracht hoe er binnen KelderBOX gewerkt wordt. Wie doet wat, in welke volgorde en hoe? Toen we dat op een rijtje hadden, hebben we gekeken hoe we een systeem konden maken waarmee de medewerkers hun werkzaamheden op een logische manier kunnen doen. Vervolgens zijn we aan de slag gegaan met het maken van de eerste schermen. Zodra we die hadden, hebben we die voorgelegd aan KelderBOX. Met hun feedback konden we weer verder. Zo hebben we in een paar maanden tijd de eerste versie van BOXCalc neergezet”.
De voorsprong van het eigen platform
“We hebben een eigen platform waarop we al onze applicaties bouwen. Dat is zo ingericht dat we ons niet meer druk hoeven te maken over randvoorwaarden zoals beveiliging of performance. Omdat we het platform zelf hebben gemaakt, weten we bovendien precies wat het kan en kunnen we snel meters maken.
Een nauwkeurig werkje
Volgens Birger is BOXCalc geen hogere wiskunde. Het lastigste was het maken van de module waarmee de kostprijs van de verpakkingen wordt berekend. Een behoorlijk ingewikkelde calculatie die rekening houdt met allerlei verschillende variabelen zoals materiaalkosten, machinetijden, arbeids- en transportkosten enz enz... Birger: “Zo’n berekening programmeren is altijd een nauwkeurig werkje. Je moet goed weten wat je doet. Als het om geld gaat, moet het natuurlijk wel tot op de cent kloppen. Bovendien veranderen de kosten van al die variabelen steeds. Materiaalkosten kunnen stijgen, er worden nieuwe machines aangeschaft… Met dit soort veranderingen moet je rekening houden. Daarom hebben we een speciale beheermodule gemaakt waarin de variabelen handmatig kunnen worden aangepast. Dat is even een investering, maar het is veel goedkoper dan bij elke wijziging de programmatuur aanpassen”.
De toekomst van BOXCalc
Nu BOXCalc helemaal up and running is, richt CNOC zich voorlopig weer op andere uitdagingen en projecten. Dat betekent niet dat we KelderBOX helemaal uit het oog verliezen. CNOC blijft verantwoordelijk voor het technisch beheer en de tweedelijns support, dus we houden contact. En of er in de toekomst nog een nieuwe release inzit? Birger: “We hebben het er wel eens over gehad dus wie weet. Ik zou het in elk geval toejuichen!”
