Voor wat hoort wat
Afgelopen jaar wonnen we met PortMobile de aanbesteding van de gemeente Utrecht om een nieuw systeem te ontwikkelen voor het innen van havengeld en het beheren van vergunningen. Onderdeel van de opdracht was dat we 5% van de opdrachtsom zouden besteden aan het mooier, groener of socialer maken van de stad Utrecht. Er zijn allerlei mogelijkheden om dat te doen en het leek ons logisch om onze ervaring als software ontwikkelaars hiervoor in te zetten. Een speciale afdeling bij de gemeente die de social return activiteiten coördineert, heeft ons op het spoor gezet van On the Move Sportvrienden en dat bleek al snel een goede match.
On the Move Sportvrienden
Sporten is gezond en leuk, maar niet vanzelfsprekend. Er zijn veel kinderen en jongeren die niet aan kunnen sluiten bij een reguliere sportclub. Speciaal voor hen biedt On the Move gratis sport- en beweegactiviteiten aan zoals voetballen, thaiboksen, fitness, tennis of 1 op 1 training. Inmiddels zijn al zo’n 600 deelnemers gekoppeld aan sportactiviteiten. Een fantastisch resultaat!
De organisatie is in de loop van de tijd steeds groter en professioneler geworden. Tot nog toe werden alle gegevens over vrijwilligers, deelnemers en activiteiten bijgehouden in een Excel spreadsheet, maar eigenlijk was dat niet meer verantwoord. Er moest een nieuw systeem komen, een mooie uitdaging voor CNOC.
Nieuwe software
De software voor On the Move is ontwikkeld op ons eigen cloud platform. Met de standaard bouwstenen als security, logging, workflow- en rapportagemogelijkheden, hebben we in een paar dagen tijd een goede basis ingericht. Vervolgens konden we ons helemaal focussen op de functionaliteit.
De belangrijkste features van het nieuwe systeem:
- Nieuwe deelnemers melden zich (vaak met hulp van een hulpverlener) aan via de website en krijgen dan een coach die hen aanmeldt voor een bepaalde training. De trainers zien vervolgens wie er staan ingeschreven voor de training en vinkt ook in het systeem af of iedereen aanwezig is op het afgesproken tijdstip. Als een deelnemer niet op komt dagen, dan krijgt de coach via het systeem een seintje zodat hij contact kan opnemen om te kijken wat er aan de hand is.
- Alle deelnemers beantwoorden bij de aanmelding een aantal vragen over hun algemene conditie en welbevinden. Aan het eind van het traject vragen we hen om de vragen nogmaals te beantwoorden om te kijken of ze daadwerkelijk beter in je vel gaan zitten. Zo kan de organisatie het effect van de activiteiten goed meten.
- Ook de financiële administratie is in het systeem opgenomen. De lessen zijn weliswaar gratis voor de deelnemers en de coaches/trainers zijn onbetaalde vrijwilligers, maar toch blijven er heel wat zaken over die gewoon betaald moeten worden zoals het huren van ruimtes of de aanschaf van sportuitrustingen. On the Move is hiervoor afhankelijk van verschillende subsidies en regelingen, en daarom is het belangrijk goed bij te houden waar het geld naartoe gaat. Met onze software kan On the Move heel makkelijk de administratie bijhouden en sluitend maken, zodat er achteraf geen gedoe over is.
Tenslotte
De software is nu helemaal af. Vanuit On the Move is er een vrijwilliger aangesteld die iedereen gaat stimuleren en trainen om het systeem echt te gaan gebruiken. Wij hebben er alle vertrouwen in dat dat helemaal goed gaat komen. Natuurlijk houden we contact met onze nieuwe vrienden. We houden vinger aan de pols en ze weten ons te vinden als ze ergens tegenaan lopen.
Al met al zijn we heel blij met de manier waarop het project is verlopen. Normaal gesproken zijn we bij CNOC alleen bezig met commerciële opdrachten. We vonden het erg leuk om onze kennis deze keer in te zetten voor het goede doel. On the Move Sportvrienden is een waardevol initiatief, en we zijn trots op onze bijdrage.
