Een goede eerste indruk
Jan de Ruiter, hoofdinkoper bij KelderBOX en hoofdverantwoordelijke voor de nieuwe applicatie, herinnert zich de eerste kennismaking nog goed: “De jongens van CNOC kwamen heel onbevangen binnen om ons verhaal aan te horen. Ze luisterden alles rustig aan, en schreven eigenlijk niets op. Toen ze de deur uitliepen, dacht ik eerlijk gezegd niet dat het wat zou worden. Tot onze verbazing lag er echter binnen twee weken een keurige offerte waaruit bleek dat ze precies begrepen wat ons probleem was en waar we naartoe wilden. Dat was voor ons reden om met CNOC in zee te gaan. Een goede beslissing. We zijn heel blij met het resultaat dat ze neergezet hebben”.
Een wereld van verschil
Voorheen gebruikte het bedrijf een Exact applicatie om de kostprijs van de verpakkingen te berekenen. De gegevens werden vervolgens gekopieerd naar allerlei Word documenten en Excel sheets om het verkoop- en productieproces te ondersteunen. Al met al een houtje-touwtje oplossing die veel handmatig werk met zich meebracht. Jan de Ruiter “De applicatie die CNOC heeft gemaakt, betekent een wereld van verschil voor ons. We kunnen veel gerichter en efficiënter werken. Ik heb het gevoel dat we nu pas echt in het digitale tijdperk zijn beland.”
De vele voordelen van BOXCalc
De opgeleverde applicatie kreeg de naam BOXCalc. Het is een geïntegreerde oplossing die het hele verkoopproces van KelderBOX van A tot Z ondersteunt. Het hart van het systeem is de rekenmodule die de kostprijs van de gevraagde verpakkingen berekent. Een behoorlijk ingewikkelde berekening die rekening houdt met allerlei variabelen zoals de materiaalkosten, arbeidsuren, machinetijden voor het stansen, vouwen en plakken, pallet- en verzendkosten. Hoewel de calculatie zelf niet veranderd is, is de nieuwe rekenmodule wel een stuk sneller en gebruiksvriendelijker dan de oude Exact oplossing. Jan de Ruiter: “Met name het maken van staffel berekeningen was met het oude systeem een tijdrovende klus. Je moest steeds opnieuw wachten op de uitkomst. Nu staan de bedragen binnen een seconde op het scherm. Perfect!”
Word en Excel de deur uit
Ook op andere gebieden is BOXCalc een grote verbetering: “Het scheelt veel tijd dat de gegevens niet meer gekopieerd hoeven te worden naar Word documenten of Excel sheets. Al dat handmatige werk is niet meer nodig. Alle documenten kunnen vanuit BOXCalc worden aangemaakt. Met een druk op de knop rolt er een offerte of orderbevestiging in een strakke lay-out uit de printer.”
En er is nog meer...
In de tweede helft van 2016 is BOXCalc verder uitgebreid met productiebonnen. Hierop staan de technische specificaties van de verpakkingen vermeld. Zo hebben de medewerkers de exacte instellingen bij de hand voor de snijmachines, stansmachines en andere informatie die nodig is tijdens het productieproces. Daarnaast werd een koppeling gemaakt met het boekhoudpakket, zodat de facturering volledig geautomatiseerd is. Op dit moment loopt er nog een traject om een aantal management rapportages toe te voegen. Daarmee is de ontwikkeling voorlopig afgerond.
Maatwerk omdat het niet anders kan
Jan de Ruiter: “Al met al zijn we heel blij met het nieuwe systeem dat CNOC voor ons heeft gemaakt. Bij andere softwarebedrijven waarmee we gewerkt hebben, werden we steeds in een keurslijf gedwongen. Omdat we echter zo’n grote variatie aan verpakkingen aanbieden en het productieproces heel specifiek is, lukt dat gewoon niet. CNOC heeft met ons meegedacht om een oplossing te bieden die voor ons werkt. Een maatwerkapplicatie die volledig op onze wensen aansluit en waarmee we weer jaren verder kunnen. We zijn er zeer gelukkig mee.”
Goed bezig!
Voor ons als CNOC is een tevreden klant het mooiste compliment dat we kunnen krijgen. Het bewijst dat we goed bezig zijn. Vandaar dat we je het verhaal van KelderBOX niet wilden onthouden. Een beetje reclame op zijn tijd moet kunnen!
